Tin Tức Máy Chấm Công
Hướng dẫn sử dụng máy chấm công đơn giản và đầy đủ nhất 2024
Máy chấm công hiện nay là thiết bị hỗ trợ quan trọng đối với quy trình quản lý nhân sự trong công ty. Vậy cách sử dụng máy chấm công như thế nào? Hãy cùng Homekit tìm hiểu cách sử dụng trên máy chấm công chi tiết và hiệu quả nhé.
Nội dung
1. Giới thiệu khái quát về máy chấm công
1.1. Định nghĩa về máy chấm công
Máy chấm công là dòng thiết bị ghi nhận lại tất cả thời gian bắt đầu vào làm và kết thúc làm của một nhân viên trong công ty. Với tính năng thu thập và lưu trữ dữ dữ liệu của toàn bộ nhân viên, thiết bị chấm công có thể xuất file và cáo báo tổng hợp các hoạt động nhân sự tại công ty.
Với nhiều chức năng hiện có như kiểm soát cửa ra vào, chấm công, tính lương,… máy chấm công giúp cho mọi doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí và thời gian trong khi tính lương. Bên cạnh đó việc biết cách sử dụng máy chấm công còn tăng tính kỷ luật, chính xác, trung thực và đảm bảo mọi quyền lợi giữa nhân viên và công ty.
> Mua Ngay Để Nhận Ưu Đãi: Top 10 Máy chấm công chính hãng giá rẻ bán chạy nhất | Ưu Đãi 2023
1.2. Thành phần cơ bản của máy chấm công là gì?
Máy chấm công hiện nay có các thành phần cơ bản như sau:
- Bộ xử lý: Đây là trung tâm điều khiển hoạt động của máy chấm công như so sánh, xác nhận danh tính, lưu trữ, hiển thị, truyền dữ liệu và in ấn.
- Bộ nhận dạng: Là nơi để đọc thông tin từ vân tay, thẻ, khuôn mặt, giọng nói,… của người chấm công. Bộ nhận dạng có thể là cảm biến quang học, cảm biến điện dung, camera… hoặc tùy theo phương pháp nhận dạng khác.
- Bộ lưu trữ máy: Phần này dùng để lưu trữ các thông tin dùng để chấm công như mã số nhân viên, vân tay, vị trí, bộ phận, giờ ca ra vào làm việc,… và các thông tin cá nhân khác của người chấm công. Bộ lưu trữ có thể là bộ nhớ máy hoặc máy tính ngoài kết nối với máy chấm công.
- Bộ hiển thị và in ấn: Đây là màn hình hiển thị được trang bị như LCD, LED, OLED,… để hiển thị các thông tin về ngày giờ, thông tin người chấm công và in ấn phiếu.
Thành phần cơ bản của máy chấm công là gì?
1.3. Cách hoạt động của máy chấm công
Hiện nay trên thị trường, máy chấm công có nhiều loại sản phẩm khác nhau như: máy chấm công bằng thẻ giấy, máy chấm công vân tay, máy chấm công bằng khuôn mặt và máy chấm công bằng thẻ từ. Vì vậy mà ngoài cách sử dụng máy chấm công thì cách hoạt động cũng sẽ tương đối khác, dưới đây là cách hoạt động cụ thể:
- Máy chấm công bằng thẻ giấy: Đối với loại máy này, nhân viên sẽ dùng thẻ giấy có mã vạch hoặc mã số để quẹt khi ra vào ca, khi đó máy sẽ lưu lại và in thời gian trên thẻ giấy.
- Máy chấm công bằng thẻ từ: Khi dùng máy này, nhân viên sẽ sử dụng thẻ từ có gắn chip để đưa vào “mắt thần” của máy khi ra vào ca. Máy sẽ đọc thông tin từ chip và lưu lại dữ liệu vào bộ nhớ.
- Máy chấm công bằng vân tay: Khi vào ca làm, nhân viên sẽ sử dụng vân tay đã đăng ký để máy nhận dạng, lúc đó máy sẽ so sánh mọi thông đăng ký để xác nhận danh tính rồi thực hiện chấm công.
- Máy chấm công bằng khuôn mặt: Khi chấm công bằng loại máy này, nhân viên sẻ sử dụng khuôn mặt để đối diện với camera khi ra vào ca. Lúc đấy, bằng công nghệ nhận dạng hình ảnh và lưu trữ máy sẽ sử dụng dữ liệu đấy để nhận diện khuôn mặt của nhân viên.
Bên cạnh đó, tất cả loại máy chấm công đều kết nối được với máy tính qua các mạng phổ biến là mạng LAN và Wifi để truyền dữ liệu.
>> Tin liên quan: Hướng dẫn cài đặt kết nối máy chấm công với máy tính 2023
2. Hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công cơ bản và chi tiết
2.1. Khởi động máy và đăng ký thông tin nhân sự
Đầu tiên muốn sử dụng máy, bạn phải bật nguồn điện để máy khởi động và hiển thị màn hình.
Sau khi đã khởi động thành công, bạn nhấn nút “Menu” để chọn chức năng “đăng ký. Đến bước này, bạn hãy nhập mật khẩu quản trị viên để truy cập vào chế độ đăng ký cá nhân, rồi chọn đăng ký là “ nhân viên” -> OK.
Tiếp theo bạn thông tin cá nhân của nhân viên cần đăng ký vào bao gồm: họ tên, mã nhân viên, vị trí phòng ban,… có thể sử dụng bàn phím số hoặc ảo trên màn hình để nhập.
Sau khi đã nhập xong, bạn nhấn nút “ lưu” để lưu lại các dữ liệu đã nhập vào máy chấm công.
Lưu ý: Trước khi lưu bạn nên kiểm tra thông tin mình đã đúng và đầy đủ chưa, để tránh tình trạng lưu lại bị sót thông tin.
>> Siêu sale: Máy chấm công kiểm soát cửa ra vào 3 tính năng TA-250 tại đây
2.2. Cách sử dụng máy chấm công để chấm công hằng ngày
- Bước 1: Đầu tiên bạn hãy lựa chọn phương thức nhận diện trên máy chấm công. Bạn có chọn các phương thức như nhận diện bằng vân tay, mật mã, khuôn mặt, thẻ từ,…
- Bước 2: Thực hiện đăng ký nhận diện theo phương thức đã chọn, ví dụ như nhận diện bằng vân tay bạn cần đưa ngón tay vào mắt đọc, hay nhận diện khuôn mặt thì bạn cần đưa khuôn vào trước màn hình máy chấm công.
- Bước 3: Kiểm tra lại tất cả thông tin sau khi đăng ký nhận diện thành công xem đã đúng hay chưa, nếu gặp sai sót hãy liên hệ bộ phận nhân sự để được hỗ trợ.
2.3. Xử lý dữ liệu và quản lý chấm công.
Để xử lý dữ liệu từ máy chấm công bạn cần thực hiện các bước sau:
Đầu tiên hãy kết nối máy chấm công với phần mềm quản lý chấm công qua cổng USB, mạng LAN hoặc Wifi.
Mở phần mềm và đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên, tiếp theo bạn chọn chức năng tải dữ liệu từ máy chấm công về máy tính. Bạn có thể tải theo khoảng thời gian hoặc tải toàn bộ dữ liệu.
Sau khi tải xong, hãy xem lại dữ liệu chấm công một lần nữa để kiểm tra xem dữ liệu đã tải có cần sửa đổi, xóa hoặc thêm gì không.
Trường hợp bạn muốn tổng hợp dữ liệu, bạn chọn chức năng xuất báo cáo chấm công. Có thể xuất báo cáo tổng hợp theo các tiêu chí như: thời gian, phòng ban, vị trí, … để lọc lại dữ liệu, hoặc bạn có thể thiết lập các quy tắc tính toán như số giờ làm, giờ tăng ca, ngày nghỉ,…
Ngoài ra, khi xử lý dữ liệu từ máy chấm công bạn có thể sử dụng một số công cụ để hỗ trợ để phân tích dữ liệu như Excel, Power BI, HRM,…
>> Sản phẩm hot: Máy chấm công kiểm soát cửa ra vào 3 tính năng TA-120 tại đây
3. Tổng kết
Bài viết trên đây đã chia sẻ và hướng dẫn bạn cách sử dụng máy chấm công chi tiết và đầy đủ nhất. Với độ quan trọng và cần thiết của máy chấm công, thì mọi doanh nghiệp không thể nào thiếu khi thực hiện quản lý nhân sự của mình. Hiện nay Homekit là đơn vị cung cấp máy chấm công với chất lượng sản phẩm vượt trội và giá cả phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay thông tin dưới đây để được nhân viên hỗ trợ tốt nhất nhé.
KHÓA CỬA HOMEKIT – Công ty TNHH Serica
Địa chỉ: số 274 Đường Lê Sao, Phường Phú Thạnh, Q.Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh
Tel: 028.9995.6668
Mobi: 098.419.074
Website: https://khoacuahomekit.com/
Fanpage: https://www.facebook.com/khoacuahomekit
>>> Tham khảo:
