Quy định chấm công bằng vân tay phổ biến trong các doanh nghiệp, quản lý nhân viên hiệu quả

Quy định chấm công bằng vân tay giúp doanh nghiệp kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên dễ dàng và ngăn chặn các hành vi chấm công gian lận. Quy định này ngày càng trở nên phổ biến và góp phần xây dựng hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả.

Lợi ích của việc chấm công bằng vân tay

Tăng cường tính chính xác trong ghi nhận thời gian làm việc

Dấu vân tay của mỗi người là duy nhất nên đảm bảo tính chính xác và tránh tình trạng gian lận như nhờ người khác chấm công hộ.
Hệ thống chấm công vân tay hạn chế tối đa các lỗi chấm công do quên mang thẻ từ hoặc thao tác nhầm lẫn trên giấy.

Giảm thiểu tình trạng gian lận trong chấm công

Việc chấm công hộ hoặc các hành vi gian lận khác gần như bị loại bỏ hoàn toàn, đảm bảo tính công bằng trong quản lý nhân sự.
Hệ thống chấm công lưu trữ lịch sử rõ ràng và minh bạch, giúp việc kiểm tra và theo dõi trở nên dễ dàng hơn.

Tiết kiệm thời gian cho nhân viên và quản lý

Quy trình chấm công bằng vân tay chỉ mất vài giây, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và xếp hàng của nhân viên.
Dữ liệu chấm công được lưu trữ và xử lý tự động, tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự trong việc tính toán lương.

> Xem thêm: Tư vấn nên mua máy chấm công vân tay loại nào tốt nhất

Các quy định chính về thời gian chấm công

Thời gian chấm công cho nhân viên full-time

• Giờ làm việc: Quy định rõ giờ bắt đầu và kết thúc ca làm việc. Ví dụ, giờ làm việc chuẩn từ 8:00 đến 17:00, bao gồm thời gian nghỉ trưa.
• Thời gian làm việc hàng ngày: Thường là 8 giờ mỗi ngày và không quá 48 giờ mỗi tuần, tuân theo luật lao động của Nhà nước.
• Thời gian chấm công: Nhân viên phải chấm công vào thời điểm đến và rời khỏi nơi làm việc. Quy định chấm công vân tay này giúp ghi nhận chính xác giờ làm việc và tránh tình trạng gian lận.

Thời gian chấm công cho nhân viên part-time

• Lịch trình linh hoạt: Nhân viên part-time thường có lịch làm việc không cố định, có thể thay đổi theo tuần hoặc theo ca. Do đó, cần thiết lập một hệ thống chấm công linh hoạt để ghi nhận chính xác thời gian làm việc thực tế của họ.
• Ca làm việc: Quy định rõ thời gian của từng ca làm việc và đảm bảo nhân viên part-time chấm công đúng giờ vào/ra mỗi ca. Ví dụ: Ca sáng từ 8:00 – 12:00, ca chiều từ 14:00 – 18:00.
• Thời gian chấm công: Nhân viên part-time cần chấm công khi bắt đầu và kết thúc ca làm việc của họ. Điều này giúp theo dõi chính xác số giờ làm việc thực tế, hỗ trợ việc tính lương theo giờ.

Quy định chấm công trong các trường hợp đặc biệt

• Quên chấm công:
  • Nếu nhân viên quên chấm công, họ cần thông báo ngay lập tức cho bộ phận nhân sự hoặc quản lý trực tiếp để được hỗ trợ.
  • Sau khi có xác nhận, bộ phận nhân sự sẽ điều chỉnh giờ làm việc trên hệ thống chấm công. Quy trình này cần được thực hiện rõ ràng, minh bạch để tránh sai sót.
• Đi công tác:
  • Khi nhân viên đi công tác, cần có cơ chế chấm công từ xa, như thông qua ứng dụng di động hoặc hệ thống trực tuyến.
  • Nhân viên cần chấm công vào/ra như bình thường nhưng ở địa điểm công tác.
• Làm việc từ xa:
  • Khi làm việc từ xa, nhân viên cần sử dụng hệ thống hoặc ứng dụng chấm công trực tuyến để ghi nhận thời gian làm việc.
  • Tuy làm việc từ xa, nhân viên vẫn phải tuân thủ các quy định về giờ làm việc chuẩn hoặc linh hoạt theo thỏa thuận trước đó.
• Nghỉ phép:
  • Nhân viên cần nộp đơn xin nghỉ phép trước theo quy trình của công ty và phải được phê duyệt bởi quản lý trước khi nghỉ.
  • Thời gian nghỉ phép sẽ được ghi nhận trên hệ thống chấm công.

Quy trình chấm công bằng vân tay

Cách thức cài đặt và sử dụng máy chấm công vân tay

• Chuẩn bị trước khi cài đặt:
  • Xác nhận máy chấm công vân tay được cung cấp đầy đủ phụ kiện như dây nguồn, dây kết nối mạng và phần mềm đi kèm.
  • Lựa chọn vị trí lắp đặt máy thuận tiện cho nhân viên chấm công, thường ở gần cửa ra vào hoặc khu vực tiếp tân.
• Lắp đặt máy chấm công:
  • Sử dụng bộ dụng cụ gắn kèm để cố định máy chấm công lên tường hoặc trên bề mặt phẳng.
  • Kết nối nguồn điện và đường truyền mạng để máy chấm công được hoạt động ổn định ngay đúng vị trí lắp đặt.
• Cài đặt máy chấm công:
  • Khởi động máy chấm công, trên màn hình sẽ hiển thị giao diện chính hoặc yêu cầu cài đặt ban đầu.
  • Truy cập vào menu cài đặt, tìm đến phần “Date & Time” để cài đặt ngày giờ chính xác cho máy chấm công.
  • Lựa chọn ngôn ngữ sử dụng trên máy để thuận tiện cho việc quản lý. Máy chấm công sẽ hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Anh và tiếng Việt.
• Đăng ký vân tay nhân viên:
  • Truy cập chế độ quản trị, chọn tùy chọn “Add User” hoặc “Register Fingerprint”. Bạn nhập thông tin cơ bản của nhân viên như mã nhân viên, tên và các thông số khác (nếu cần).
  • Yêu cầu nhân viên đặt ngón tay lên đầu đọc vân tay trên máy. Máy sẽ quét và lưu trữ dấu vân tay của nhân viên. Quá trình này thường yêu cầu nhân viên đặt ngón tay lên đầu đọc 2-3 lần để máy ghi nhận chính xác.
  • Sau khi đăng ký xong, lưu dữ liệu vân tay của nhân viên, máy sẽ thông báo quá trình đăng ký thành công.
• Cài đặt phần mềm chấm công:
  • Phần mềm chấm công đi kèm sẽ được cài đặt trên máy tính của bộ phận nhân sự hoặc quản lý.
  • Phần mềm này giúp tải dữ liệu từ máy chấm công, quản lý thời gian chấm công và xuất báo cáo.
• Sử dụng máy chấm công:
  • Khi đến hoặc rời khỏi nơi làm việc, nhân viên cần đặt ngón tay đã đăng ký lên đầu đọc vân tay trên máy. Máy sẽ xác nhận vân tay và ghi nhận thời gian chấm công.
  • Máy sẽ phát ra âm thanh hoặc hiển thị thông báo trên màn hình để xác nhận việc chấm công thành công. Nếu không thành công, nhân viên cần thử lại hoặc liên hệ với bộ phận nhân sự.
• Quản lý dữ liệu chấm công:
  • Bộ phận nhân sự sử dụng phần mềm để xuất báo cáo chấm công, tính toán số giờ làm việc, tăng ca và các thông tin khác.
  • Bạn cần thường xuyên kiểm tra và bảo trì máy chấm công, như vệ sinh đầu đọc vân tay, kiểm tra kết nối mạng và cập nhật phần mềm để đảm bảo máy hoạt động ổn định.

>>Tham khảo ngay: Hướng dẫn sử dụng máy chấm công đơn giản và đầy đủ nhất

Thao tác chấm công đúng quy định

• Quy định chấm công bằng vân tay đúng thời gian:
  • Chấm công khi đến: Nhân viên phải thực hiện chấm công ngay khi đến nơi làm việc trước khi bắt đầu công việc.
  • Chấm công khi rời đi: Nhân viên cũng cần thực hiện chấm công vào cuối ca làm việc trước khi rời khỏi công ty.
• Đúng trình tự chấm công:
  • Sử dụng vân tay: Nhân viên cần sử dụng đúng ngón tay đã đăng ký để đảm bảo máy nhận diện chính xác.
  • Thao tác đúng cách: Đặt ngón tay lên thiết bị theo hướng dẫn, giữ cho tay sạch sẽ và khô ráo để đảm bảo máy nhận diện chính xác.
• Chấm công trong trường hợp đặc biệt:
  • Chấm công khi tăng ca: Khi làm thêm giờ, nhân viên cần chấm công trước khi bắt đầu và kết thúc giờ làm thêm.
  • Chấm công khi đi công tác hoặc làm việc từ xa: Nếu công ty có quy định về chấm công từ xa hoặc qua ứng dụng, nhân viên cần tuân thủ nội quy chấm công bằng vân tay.

Chính sách thưởng và phạt liên quan đến chấm công

Tiêu chí thưởng cho nhân viên có tinh thần làm việc chăm chỉ

• Thưởng chuyên cần: Nhân viên chấm công đúng giờ và đầy đủ trong suốt tháng, không đi muộn, về sớm hoặc vi phạm quy định giờ giấc làm việc.
• Thưởng tăng ca: Nhân viên làm thêm giờ và chấm công đầy đủvới sự phê duyệt của quản lý.
• Thưởng đóng góp tích cực: Nhân viên không chỉ chấm công đúng giờ mà còn thể hiện sự tích cực trong công việc, làm việc hiệu quả.

Các hình thức phạt đối với nhân viên đi muộn, về sớm

• Phạt đi trễ, về sớm: Nhân viên đi trễ hoặc về sớm so với giờ làm việc quy định, không có lý do chính đáng.
• Phạt quên chấm công: Nhân viên quên chấm công khi đến hoặc rời khỏi nơi làm việc mà không có lý do hợp lệ.
• Phạt chấm công hộ: Nhân viên nhờ người khác chấm công hộ hoặc tự chấm công hộ cho người khác, vi phạm nghiêm trọng quy định công ty.
• Phạt khi không tuân thủ quy định tăng ca: Nhân viên làm thêm giờ mà không có sự chấp thuận trước từ quản lý hoặc không thực hiện chấm công đầy đủ.

Quy định về việc quên chấm công và xử lý

• Trường hợp quên chấm công hợp lệ:
  • Nhân viên có việc đột xuất cần xử lý ngay và không kịp chấm công.
  • Nhân viên đi công tác, làm việc từ xa hoặc tham gia hội họp bên ngoài văn phòng.
  • Sự cố kỹ thuật của máy chấm công hoặc hệ thống chấm công.
• Trường hợp quên chấm công không hợp lệ:
  • Quên chấm công mà không có lý do chính đáng hoặc không báo cáo với quản lý.
  • Nhân viên cố tình không chấm công để tránh ghi nhận thời gian làm việc hoặc tăng ca.
  • Thói quen thường xuyên quên chấm công mà không có biện pháp khắc phục.
• Cách xử lý quên chấm công:
  • Nếu đây là lần đầu tiên hoặc lỗi xảy ra với tần suất thấp, nhân viên có thể chỉ nhận cảnh báo bằng lời hoặc văn bản từ quản lý.
  • Nếu nhân viên thường xuyên quên chấm công mà không có lý do chính đáng, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức kỷ luật như: trừ lương, hạ bậc đánh giá, kỷ luật, đình chỉ…

So sánh giữa chấm công vân tay và các hình thức chấm công khác

Việc so sánh giữa chấm công bằng vân tay và các hình thức chấm công khác sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về ưu, nhược điểm của từng phương pháp. Bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây:

Hình thức	Ưu điểm	Nhược điểm
Chấm công bằng vân tay	-Độ chính xác cao, không thể giả mạo. -Tiết kiệm chi phí, không cần phát hành thẻ.	-Hoạt động chậm khi đông người. -Vân tay có thể khó được nhận diện nếu bị bẩn, ướt, hoặc có vết thương.
Chấm công bằng thẻ từ	-Tốc độ nhanh chóng, tiện lợi. -Dễ dàng sử dụng, chỉ cần quẹt thẻ qua máy.	-Dễ gian lận, người khác có thể chấm công hộ. -Phát hành thẻ tốn khá nhiều chi phí.
Chấm công bằng khuôn mặt	-Chống giả mạo, ngăn chặn việc chấm công hộ. -Không cần chạm vào máy, hạn chế lây nhiễm vi khuẩn. -Nhận diện nhanh, tiết kiệm thời gian.	-Chi phí cao hơn các hình thức chấm công khác. -Khó nhận diện nếu nhân viên thay đổi ngoại hình.
Chấm công qua ứng dụng di động	-Linh hoạt, có thể chấm công từ xa. -Dễ dàng theo dõi dữ liệu chấm công. -Tích hợp nhiều công nghệ khác.	-Phụ thuộc vào điện thoại và kết nối mạng. -Dễ gian lận, có thể chấm công ở nơi khác. -Phát sinh chi phí duy trì hệ thống.
Chấm công bằng thủ công	-Chi phí thấp, không cần công nghệ cao. -Thực hiện đơn giản.	-Dễ bị chỉnh sửa, không minh bạch. -Dữ liệu chấm công có thể không chính xác.

>> Xem thêm: Tổng hợp những hãng máy chấm công tốt nhất 2024

Kết luận

Việc áp dụng quy định chấm công bằng vân tay giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp ngăn chặn các hành vi gian lận, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và kỷ luật hơn.

HomeKit tự hào là nhà cung cấp các dòng máy chấm công chính hãng và thiết bị thông minh dành cho nhà ở với mức giá ưu đãi cùng dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tâm.

Quý khách hàng vui lòng liên hệ với HomeKit để được hỗ trợ và tư vấn tận tình nhất về thông tin chi tiết của các dòng máy chấm công được ưa chuộng hiện nay.

Hotline: 028 99956668 hoặc 0984 190 741
Website: https://khoacuahomekit.com/
Fanpage: https://www.facebook.com/khoacuahomekit

 

>> Tham khảo:
Top 5 Máy Chấm Công Khuôn Mặt (Face ID) Giá Rẻ, Tốt Nhất 2023
Máy chấm công là gì? Thành phần cơ bản, cách hoạt động và các loại máy nào ưa chuộng?