Cách chấm công nhân viên chính xác nhất, phương pháp chấm công phổ biến hiện nay

Cách chấm công nhân viên chính xác và các phương pháp chấm công phổ biến đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự hiện đại. Những phương pháp này không chỉ hỗ trợ tăng độ chính xác và minh bạch trong chấm công mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý.

Các phương pháp chấm công hiện nay

Chấm công bằng thẻ từ

• Chấm công bằng thẻ từ hoạt động dựa trên công nghệ RFID (Radio Frequency Identification) hoặc mã từ được lưu trên thẻ.
• Mỗi nhân viên được cấp một thẻ từ có chứa các thông tin cá nhân của nhân viên. Khi đến giờ làm việc hoặc tan ca, nhân viên sẽ quẹt thẻ qua đầu đọc để ghi nhận giờ vào/ra.

Chấm công bằng vân tay

• Đây là phương pháp quản lý thời gian làm việc dựa trên công nghệ sinh trắc học, sử dụng dấu vân tay của mỗi cá nhân để xác thực danh tính.
• Nhân viên sẽ đặt ngón tay lên máy quét vân tay mỗi khi chấm công. Hệ thống sẽ so sánh dấu vân tay quét được với dữ liệu đã lưu trữ để ghi nhận giờ làm việc.

Chấm công bằng mống mắt

• Hệ thống chấm công này sử dụng camera đặc biệt để quét mống mắt (phần màu bao quanh con ngươi, có các hoa văn phức tạp) của nhân viên để xác thực danh tính.
• Khi chấm công, nhân viên chỉ cần đứng trước máy quét mống mắt để hệ thống nhận diện và ghi nhận thời gian làm việc.

Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

• Phương pháp chấm công này sẽ phân tích các đặc điểm trên khuôn mặt để xác thực danh tính nhân viên.
• Khi chấm công, hệ thống sử dụng các camera cùng phần mềm nhận diện để quét khuôn mặt của nhân viên và ghi nhận thời gian vào/ra.

> Xem thêm: Top 5 Máy Chấm Công Khuôn Mặt (Face ID) Giá Rẻ, Tốt Nhất

Chấm công bằng điện thoại

• Chấm công bằng điện thoại là phương pháp hiện đại, sử dụng ứng dụng di động để ghi nhận thời gian làm việc.
• Giải pháp chấm công tiện lợi, phù hợp với các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa, làm việc linh hoạt hoặc di chuyển thường xuyên.

Ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp

Phương pháp chấm công	Ưu điểm	Nhược điểm
Chấm công bằng thẻ từ	-Tiện lợi và dễ sử dụng, chỉ cần quẹt thẻ để chấm công. -Hệ thống thẻ từ có chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn. -Tốc độ chấm công nhanh chóng.	-Nguy cơ gian lận cao, nhân viên có thể đưa thẻ cho đồng nghiệp để quẹt thay. -Phụ thuộc cao vào thẻ vật lý. -Bảo trì và thay thế thẻ thường xuyên.
Chấm công bằng vân tay	-Độ chính xác cao, mỗi người có một dấu vân tay duy nhất, tránh gian lận. -Tự động hóa quy trình, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. -Giảm chi phí vận hành, không cần thẻ từ hoặc giấy tờ quản lý…	-Một số máy chấm công có giới hạn về số lượng mẫu vân tay lưu trữ. -Khó nhận diện với một số trường hợp như vân tay bị mòn, ướt, hư hại…
Chấm công bằng mống mắt	-Mống mắt của mỗi người là duy nhất, tránh hoàn toàn tình trạng gian lận. -Bảo mật tối ưu, mống mắt khó làm giả và yêu cầu xác thực trực tiếp. -Không cần tiếp xúc với máy chấm công.	-Chi phí đầu tư cao hơn các phương pháp khác. -Máy quét mống mắt cần phải được bảo trì và kiểm tra định kỳ. -Trong một số điều kiện ánh sáng mạnh hoặc yếu, việc quét mống mắt có thể gặp khó khăn
Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt	-Nhân viên không cần phải chạm vào bất kỳ thiết bị nào để chấm công. -Chỉ mất vài giây cho quá trình chấm công bằng nhận diện khuôn mặt. -Độ chính xác cao, nhận diện khuôn mặt khó bị làm giả hoặc gian lận. -Tiện lợi, không lo mất hoặc quên thẻ từ.	-Chi phí cao đầu tư và bảo trì cao hơn so với các phương pháp khác. -Nhận diện khuôn mặt có thể bị ảnh hưởng bởi ánh sáng, trang phục…
Chấm công bằng điện thoại	-Tiện lợi và linh hoạt, chấm công từ bất kỳ đâu chỉ với điện thoại di động. -Tiết kiệm chi phí, không cần đầu tư vào các thiết bị phần cứng đắt tiền. -Tích hợp với các phần mềm quản lý nhân sự, tính lương hoặc báo cáo.	-Phụ thuộc vào kết nối internet. -Nguy cơ về bảo mật, ứng dụng chấm công có thể dễ bị tấn công hoặc xâm nhập. -Khó kiểm soát vị trí, nguy cơ nhân viên chấm công tại các địa điểm khác với nơi làm việc.

 

Tiêu chí lựa chọn phương pháp chấm công phù hợp

Tính chính xác trong việc ghi nhận giờ làm

• Các cách chấm công nhân viên cần phải có độ chính xác cao trong việc ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên, tránh sai sót và gian lận.
• Các hình thức sinh trắc học như vân tay, khuôn mặt hoặc mống mắt có tính chính xác cao hơn các hình thức chấm công khác.

Khả năng bảo mật và chống gian lận

• Khả năng bảo mật cao: Phương pháp chấm công sinh trắc học thường an toàn hơn so với chấm công thẻ từ, tránh nguy cơ thẻ bị mất, đánh cắp hoặc mượn để gian lận.
• Tránh gian lận chấm công: Hệ thống chấm công có thể ngăn chặn được tình trạng gian lận được kể đến như vân tay, nhận diện khuôn mặt hoặc mống mắt. Vì các đặc điểm này là duy nhất của mỗi người, khó bị giả mạo.

Tính linh hoạt và dễ sử dụng 

• Tính linh hoạt cao: Cách chấm công nhân viên hiệu quả cần hỗ trợ giảm thiểu thời gian xác thực danh tính. Các phương thức chấm công bằng vân tay hoặc khuôn mặt sẽ giúp tăng tốc quá trình so với khi sử dụng thẻ từ.
• Thao tác đơn giản: Nhân viên có thể nhanh chóng thực hiện các thao tác chấm công mà không gặp khó khăn.

Chi phí đầu tư và bảo trì 

• Doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí ban đầu để mua máy chấm công, chi phí bảo trì và nâng cấp trong thời gian sử dụng.
• Các giải pháp như chấm công vân tay hoặc thẻ từ thường có chi phí thấp hơn so với nhận diện khuôn mặt hoặc mống mắt.

> Xem thêm: Tư vấn nên mua máy chấm công vân tay loại nào tốt nhất

Các ứng dụng chấm công nổi bật

Phần mềm Lark Attendance

• Chấm công trực tuyến: Nhân viên có thể chấm công qua điện thoại thông minh hoặc máy tính, tiện lợi cho những người làm việc từ xa hoặc linh hoạt.
• Quản lý thời gian làm việc: Phần mềm Lark Attendance tự động theo dõi giờ làm việc, làm thêm giờ và thời gian nghỉ phép. Hệ thống có thể tạo lịch làm việc linh hoạt cho nhân viên theo ca làm việc.
• Tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự: Các dữ liệu chấm công sẽ được đồng bộ tự động với tính năng trên phần mềm như tính lương, quản lý nhân sự…giúp tiết kiệm thời gian.
• Báo cáo và phân tích: Lark Attendance cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết về thời gian làm việc của nhân viên, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất và tình trạng chấm công dễ dàng.

Tính năng của phần mềm chấm công khác

Phần mềm chấm công hiện nay có nhiều tính năng hữu ích, có thể kể đến như:

• Chấm công đa nền tảng qua điện thoại, máy tính hoặc máy chấm công.
• Theo dõi thời gian thực, cho phép quản lý theo dõi ngay lập tức.
• Hỗ trợ quản lý ca làm việc, phân chia ca làm việc linh hoạt.
• Tích hợp với phần mềm nhân sự và tính lương.
• Xuất báo cáo tự động về thời gian làm việc, nghỉ phép, và hiệu suất chấm công của nhân viên.

So sánh giữa các phần mềm chấm công

Tiêu chí	Tanca	Wise Eye	RONALD JACK	Lark Attendance	Timetrex
Nền tảng	Di động, web	Web, máy tính, thiết bị phần cứng	Máy chấm công phần cứng, phần mềm	Web, di động	Web, máy tính, di động
	Vân tay, khuôn mặt, GPS, di động	Vân tay, thẻ từ, khuôn mặt	Vân tay, thẻ từ, khuôn mặt	GPS, di động, định vị	Vân tay, thẻ từ, di động
Quản lý ca làm việc	Có	Có	Có	Có	Có
Báo cáo tự động	Có, xuất PDF, Excel	Có, xuất PDF, Excel	Có, xuất PDF, Excel	Có, xuất PDF, Excel	Có, tùy chỉnh báo cáo
Quản lý nghỉ phép	Có	Không	Không	Có	Có
Tính năng sinh trắc học	Vân tay, nhận diện khuôn mặt, GPS	Vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt	Vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt	GPS và nhận diện khuôn mặt	Vân tay, thẻ từ
Khả năng quản lý từ xa	Có, chấm công di động	Không	Không	Có	Có
Chi phí	Linh hoạt theo gói dịch vụ	Thường là phí một lần	Thường là phí một lần	Freemium (gói miễn phí và trả phí)	Mở nguồn (phiên bản miễn phí)

> Tham khảo ngay: Top 7 Phần mềm máy chấm công tốt nhất, miễn phí, dễ sử dụng nhất

Xu hướng chấm công trong tương lai

Tích hợp công nghệ mới vào chấm công

Một số công nghệ tiên tiến đang được áp dụng vào hệ thống chấm công hiện nay như:

• Nhận diện khuôn mặt: Nhân viên không cần mang theo thẻ hay phải chạm vào thiết bị để chấm công, giảm thiểu tình trạng gian lận.
• Chấm công qua điện thoại di động và GPS: Hỗ trợ chấm công từ xa cho nhân viên làm việc tại nhà, làm việc linh hoạt hoặc di chuyển thường xuyên.
• Chấm công qua đám mây (Cloud-Based Attendance): Dễ dàng quản lý thông tin chấm công theo thời gian thực.
• Tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự (HRM): Cách chấm công nhân viên này giúp tự động hóa các quy trình như tính lương, quản lý nghỉ phép và theo dõi lịch làm việc.
• Chấm công thông qua IoT (Internet of Things): Các thiết bị IoT như cảm biến, camera, đồng hồ thông minh có thể được tích hợp vào hệ thống chấm công. Điều này nhằm theo dõi sự hiện diện và hoạt động của nhân viên.

Ảnh hưởng của làm việc từ xa đến chấm công

• Thay đổi phương thức chấm công qua ứng dụng di động, phần mềm trực tuyến hoặc chấm công qua GPS để theo dõi thời gian làm việc từ xa.
• Tăng tính linh hoạt trong quản lý giờ làm việc: Điều này đòi hỏi hệ thống chấm công phải có khả năng ghi nhận thời gian làm việc linh hoạt theo từng cá nhân, thay vì khung giờ cố định.
• Đòi hỏi quy định chặt chẽ hơn trong chấm công: Do thiếu sự kiểm soát trực tiếp, doanh nghiệp cần thiết lập các quy định chấm công cụ thể và yêu cầu nhân viên tuân thủ.

Phát triển bền vững trong quản lý chấm công

Tham khảo các yếu tố quan trọng trong phát triển bền vững của hệ thống chấm công:

• Tăng cường tính minh bạch và công bằng: Doanh nghiệp cần minh bạch trong ghi nhận giờ chấm công và phân phối thời gian làm việc công bằng cho mỗi nhân viên.

• Ứng dụng công nghệ thông minh và tự động hóa: Các hệ thống chấm công có thể ứng dụng AI để phân tích dữ liệu và đưa ra các báo cáo giúp quản lý nhân viên dễ dàng hơn.

• Đảm bảo sự liên kết giữa chấm công và các quy trình khác: Hệ thống chấm công bền vững cần được liên kết chặt chẽ với các hệ thống quản lý nhân sự. Điều này giúp tự động hóa các quy trình liên quan như tính lương, quản lý nghỉ phép và đánh giá hiệu suất.
• Đào tạo và nâng cao nhận thức của nhân viên: Tăng cường nhận thức về tầm quan trọng của chấm công đối với lương thưởng, hiệu suất làm việc và sự phát triển của doanh nghiệp.

Kết luận

Việc áp dụng các cách chấm công nhân viên hiện đại đảm bảo sự chính xác trong ghi nhận thời gian làm việc. Đồng thời, những giải pháp này góp phần tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và tạo động lực cho nhân viên tuân thủ quy định công ty.

HomeKit tự hào là nhà cung cấp các dòng máy chấm công chính hãng và thiết bị thông minh dành cho nhà ở với mức giá ưu đãi cùng dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tâm.

Quý khách hàng vui lòng liên hệ với HomeKit để được hỗ trợ và tư vấn tận tình nhất về thông tin chi tiết của các dòng máy chấm công được ưa chuộng hiện nay.

Hotline: 028 99956668 hoặc 0984 190 741
Website: https://khoacuahomekit.com/
Fanpage: https://www.facebook.com/khoacuahomekit

 

>>> Tham khảo: 

Top 5 máy chấm công wifi rẻ bền đẹp và bán chạy nhất 2024

Máy chấm công là gì? Thành phần cơ bản, cách hoạt động và các loại máy nào ưa chuộng?