Cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công đơn giản nhất 2023

Trong quá trình sử dụng máy chấm công chắc chắn sẽ có công đoạn xử lý dữ liệu từ máy chấm công trong quá trình quản lý thông tin nhân sự. Vậy cách xử lý dữ liệu nào hiệu quả nhất, hãy cùng bài viết khám phá dưới đây nhé.

1. Mục đích, ý nghĩa của việc xử lý dữ liệu từ máy chấm công là gì? 

1.1. Mục đích việc xử lý dữ liệu từ máy chấm công

Mục đích của việc xử lý dữ liệu từ máy chấm công chính là thu thập, quản lý và phân tích các thông tin về thời gian làm việc của mọi nhân viên trong công ty. Dữ liệu từ máy chấm công để ghi lại thời gian vào và tan ca, từ đó tạo ra các báo cáo tổng hợp liên quan đến hoạt động của toàn bộ nhân sự. Và từ dữ liệu đó, người quản lý sẽ nắm được toàn bộ và tính toán được số giờ làm việc để tính lương và các khoản chi trả khác. Ngoài ra còn theo dõi được số ngày nghỉ phép mà nhân viên đã sử dụng, phân tích hiệu suất làm việc của nhân viên từ đó nhận xét và khen thưởng các cá nhân làm việc hiệu quả.

1.2. Ý nghĩa của việc xử lý dữ liệu trên máy chấm công

Việc xử lý dữ liệu từ máy chấm là một việc có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự của một tổ chức. Giúp các cơ quan, doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên. Tăng cường tính kỷ luật, tối ưu hóa quy trình làm việc và làm gia tăng cao khả năng lợi nhuận.
Ngoài ra, dữ liệu trên máy chấm công còn đảm bảo tính chính xác công bằng và tăng cường khả năng đưa ra quyết định thông minh trong hoạt động tổ chức của doanh nghiệp.

>>> Tham khảo thêm: Top 5 máy chấm công wifi rẻ bền đẹp và tốt nhất 2023

2. Hướng dẫn cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công đơn giản nhất dành cho bạn

Muốn xử lý dữ liệu từ máy chấm công hiệu quả thì người quản lý cần nắm rõ được các bước xử lý như thế nào. Dưới đây sẽ các quy trình thực hiện khi xử lý dữ liệu.

2.1. Thu thập dữ liệu từ máy chấm công

Để xử lý dữ liệu hiệu quả và đầy đủ thì đầu tiên và cũng là quan trọng nhất mà bạn cần phải thực hiện đó là thu nhập dữ liệu từ máy chấm công. Bạn cần thu nhập dữ liệu của tất cả nhân viên từ  máy chấm công trong khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như bạn cần thu nhập dữ liệu 1 tuần, 1 tháng, hay 1 năm.

Ngoài ra bạn có thể sử dụng những phương tiện khác nhau để thu thập dữ liệu như đầu đọc USB, thẻ nhớ, hoặc phần mềm quản lý chấm công. Phải đảm bảo rằng các dữ liệu nhân viên mà bạn thu thập đều phải đầy đủ, không bị thiếu và bị sai sót.

>>>> Tham khảo thêm: Hướng dẫn cài đặt kết nối máy chấm công với máy tính 2023

2.2. Kiểm tra dữ liệu đã thu thập được

Sau khi đã thu thập được tất cả dữ liệu đầy đủ của nhân viên trong khoảng thời gian nhất định. Bạn cần kiểm tra lại dữ liệu một lần nữa để biết rằng dữ liệu mà mình thu thập đã chính xác, đầy đủ hay chưa và nếu có sai sót thì hãy chỉnh sửa lại.
Những trường hợp nhân viên quên chấm công, chấm sai giờ, chấm công nhiều lần hoặc không chấm công. Bạn cần liên hệ lại với nhân viên đó để xác minh và điều chỉnh lại cho đúng. Bạn cũng cần trường hợp nghỉ phép, chuyến công tác, ca đêm hoặc số giờ làm thêm của nhân viên để tính toán chính xác các khoản phụ cấp và khấu trừ liên quan.

>>>> Tham khảo thêm: Cách tạo vân tay trên máy chấm công

2.3. Thực hiện quy trình xử lý dữ liệu bằng Excel

Đầu tiên khi đã thu thập và kiểm tra lại dữ liệu, bạn sẽ tiến hành phân tích và đánh giá dữ liệu đấy sau những tiêu chí sau:

• Mục đích công việc: chấm, tính công làm việc theo thời gian quy định của công ty
• Đối tượng liên quan cần chú ý: Ngày giờ làm việc, giờ ra vào, mã nhân viên
• Tiêu chí đánh giá: dựa trên kết quả, mục đích cần đạt được để đặt ra tiêu chí cho các đối tượng liên quan
• Mã nhân viên: Liên tục theo dòng và không để trống
• Ngày trong tháng: Xác định ngày trong tháng, thứ trong tuần, các ngày lễ, ngày nghỉ bù
• Giờ ra vào làm việc: Việc tính toán công việc sẽ dựa trên việc đánh giá số giờ ra vào để tính toán các loại công việc.

Sau khi đã phân tích dữ liệu bạn cần cấu trúc lại bảng xử lý dữ liệu từ máy chấm công trên excel như sau:

• Phần mã nhân viên:  Mỗi mã một dòng theo hàng dọc như vậy bạn sẽ dễ quan sát hơn
• Thông tin ngày tháng: bạn có thể đặt tùy chỉnh tại dòng 2 và 3 trong bảng sát mép bên trái
• Giờ ra vào của mỗi nhân viên: được thể hiện ở dòng 6

Lọc lấy dữ liệu quan trọng rồi tính công

>>>> Tìm hiểu thêm: Cách Khắc Phục Lỗi Không Tải Dữ Liệu Từ Máy Chấm Công Đơn Giản, Nhanh Chóng

2.4. Nhập dữ liệu vào phần mềm tính lương

Sau khi đã xử lý, lọc lấy dữ liệu quan trọng và tính công. Bạn cần nhập dữ liệu chấm công vào phần mềm tính lương để tính tổng thời gian làm việc và lương thưởng, lương phụ cấp và các khoản khấu trừ khác của nhân viên.
Bởi vì đây là bước cuối cùng quan trọng trong quá trình xử lý dữ liệu từ máy chấm công. Bạn cần lựa chọn phần mềm phù hợp với quy định của doanh nghiệp và kiểm tra lại kết quả tính toán để tránh tình trạng sai sót.

3. Tổng kết

Vậy là chúng ta đã có cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công đơn giản và dễ hiểu nhất. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn trong quá trình xử lý dữ liệu được tối ưu là nhanh gọn hơn.

>> Tham khảo thêm:

• Tổng hợp các lỗi máy chấm công phổ biến hiện nay và cách sửa lỗi
• Top 5 Máy Chấm Công Khuôn Mặt (Face ID) Giá Rẻ, Tốt Nhất 2023