Hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay đầy đủ nhất 2023

Máy chấm công là thiết bị tự động hóa trong công việc quản lý nhân sự không thể thiếu ở thế kỷ 21 hiện nay. Vậy cách sử dụng máy chấm công vân tay như thế nào là tốt nhất. Việc sử dụng đúng cách giúp tăng tính hiệu quả và chính xác trong việc ghi nhận giờ làm việc mà còn bảo mật thông tin cá nhân của người lao động. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách sử dụng máy chấm công vân tay và những lợi ích mà nó mang lại trong môi trường làm việc hiện đại.

1. Sơ lược về máy chấm công vân tay

Máy chấm công vân tay là thiết bị sử dụng công nghệ vân tay sinh trắc học để so sánh và đánh giá các dấu hiệu riêng trên vân tay để xác định danh tính người sử dụng. Bởi giá thành phù hợp có nhiều tính năng sử dụng vượt trội nên được các công ty sử dụng rộng rãi trên thị trường hiện nay.

2. Cách lấy và đăng ký vân tay trên máy chấm công

Sau đây bài viết sẽ đưa ra hướng dẫn cách lấy và đăng ký vân tay khi sử dụng máy chấm công vân tay, các bước được thực hiện như sau:

• Bước 1: Lấy ngón tay ấn giữ phím “M/OK” trên máy chấm công khoảng chừng 3 đến 5 giây

• Bước 2: Trên màn hình máy chấm công vân tay, hãy nhấn chọn mục “ Quản lý nhân viên” rồi sau đó ấn “M/OK”

• Bước 3: Nhấn chọn “ Nhân viên mới” rồi chọn M/OK
• Bước 4: Chọn đăng ký vân tay
• Bước 5: Khi màn hình đăng ký vân tay hiện ra, hãy đặt ngón trỏ vào mắt đọc để đăng ký, khi có tiếng bíp thì hãy nhấc tay lên và đặt xuống lại và lặp lại như thế 3 lần. Sau đó máy sẽ lưu vân tay và bộ nhớ là thành công.

Lưu ý: Khi làm xong các bước máy sẽ hỏi bạn có muốn đăng ký ngón thứ 2 không, nếu muốn thì nhấn OK còn không muốn thì nhấn ESC thì sẽ quay lại màn hình.
Khi trên màn hình “Nhân viên mới” đã có vân tay vừa đăng ký, bạn chọn “đồng ý” rồi chọn “M/OK” để màn hình hiện thông báo có lưu hay không. Sau đó bạn chọn “lưu”, trở về màn hình “ Nhân viên mới” bạn nhấn chọn ESC để thoát.

>> Xem ngay: Tư Vấn Nên Mua Máy Chấm Công Vân Tay Loại Nào Tốt Nhất 2023

3. Cách cài đặt và thiết lập máy chấm công vân tay

Máy chấm công vân tay là thiết bị hỗ trợ quản lý nhân sự và tính lương cho nhiều doanh nghiệp. Để có cách sử dụng máy chấm công vân tay chính xác và hiệu quả, bạn cần thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: Cắm nguồn điện và kết nối máy chấm công vân tay với máy tính hoặc mạng LAN (nếu là máy chấm công cần kết nối wifi)
• Bước 2: Cài đặt phần mềm quản lý chấm công trên máy tính. Phần mềm có thể được tải về từ trang web chính thức của nhà sản xuất hoặc đĩa CD kèm theo máy, lưu ý tùy theo loại máy chấm công mà chọn phần mềm quản lý phù hợp
• Bước 3: Đăng ký dữ liệu vân tay của nhân viên trên máy chấm công.
• Bước 4: Thiết lập các chỉ số như giờ làm việc, giờ nghỉ trưa, ca làm việc, trên phần mềm quản lý chấm công.
• Bước 5: Xuất báo cáo chấm công cho nhân viên theo tháng, quý hoặc năm trên phần mềm quản lý chấm công.

Máy chấm công vân tay sẽ là công cụ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. Vì vậy, hãy lựa chọn máy chấm công vân tay phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp bạn.

>>> Tham khảo chi tiết:

• Cách tạo vân tay trên máy chấm công
• Cách thay đổi dấu vân tay trên máy chấm công

4. Cách sử dụng máy chấm công vân tay

Sau khi đã thực hiện lấy và đăng ký dấu vân tay trên máy chấm công, nhân viên chỉ cần đặt vân tay đã đăng ký chỗ mắt nhận diện của máy. Từ đó máy sẽ so sánh và nhận diện, rồi ghi nhận thời gian vào và tan làm của nhân viên. Khi đã xác nhận thông tin nhân viên thành công máy sẽ phát âm thanh thông báo trên màn hình.

Để chấm công, bạn sẽ tải dữ liệu chấm công đã ghi nhận từ thiết bị về máy tính của mình để xử lý và báo cáo tổng hợp. Để tải dữ liệu bạn có thể sử dụng các phần mềm đi kèm hoặc kết nối thiết bị với với máy tính thông qua cổng USB, Wifi hay mạng LAN.

Sau đó phần mềm sẽ giúp bạn tính lương và các phụ cấp đi kèm, cùng với các khoản trừ và các chỉ số khác theo quy định của công ty.

>>>> Tham khảo thêm: Cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công

4.1. Cách sử dụng các phím chức năng trên máy chấm công HomeKit

Thông thường trên một máy chấm công cơ bản sẽ có bao gồm các phím bấm như hình: phím số từ 0-9, phím mũi tên lên xuống, phím OK, phím C, phím M, phím Menu,… Tuy nhiên đa phần chức năng hoạt động của các phím đều tương tự nhau như sau

• Để nhập ký tự số: bấm các số tương ứng có trên bàn phím
• Để nhập ký tự chữ: xem ký tự chữ có trên các phím số, chọn số tương ứng với ký tự chữ muốn nhập. Để tùy chỉnh định dạng như chữ cái in hoa hay ký tự đặc biệt thì bấm nút có ký hiệu bàn phím hoặc bấm nút mũi tên lên. Rồi sau đó tiếp tục lựa chọn ký tự chữ cần nhập

  

• Để nhập hoặc thay đổi nội dung của ô hay mục lựa chọn bất kỳ thì sử dụng phím mũi tên di chuyển đến vị trí cần chỉnh sửa, bấm OK để lựa chọn thay đổi, sau đó dùng nút mũi tên lựa chọn mục cần chọn hoặc nhập ký tự cần nhập. Sau khi tùy chỉnh xong thì bấm OK lưu lại, hoặc bấm nút C thoát ra thì máy sẽ xuất hiện hộp thoại yêu cầu bấm OK để lưu lại trước khi thoát
• Để vào menu cài đặt: tùy theo mẫu máy và bàn phím thực tế của máy để lựa chọn nút bấm. Thông thường các nút bấm để vào menu sẽ là: nút Menu, nút M, nút OK,…
• Để xóa hoặc thoát khỏi cài đặt: bấm nút C hoặc nút mũi tên <=
• Bấm chuông: một số mẫu máy có lắp đặt tích hợp chung với chuông cửa, thì khi cần gọi cửa chỉ cần bấm nút có ký hiệu hình chuông trên bàn phím

>> Tham khảo: Cài đặt kết nối máy chấm công với máy tính

4.2. Cách sử dụng để quản lý/khai báo trên máy chấm công

Để có thể quản lý, thực hiện chấm công cho nhân viên cần thực hiện các bước thao tác như sau

• Bước 1: cài đặt thông tin nhân viên lên hệ thống máy chấm công. Các thông tin cài đặt bao gồm: tên nhân viên, ngày tháng năm sinh, hình ảnh, địa chỉ, bằng cấp,… (tùy từng loại máy có cho phép điền những thông tin gì).
• Bước 2: cài đặt tính năng chấm công cho từng nhân viên. Để thuận tiện cho nhân viên sử dụng chấm công, đảm bảo độ chính xác và tính bảo mật, người quản lý có thể cài cho cá nhân từng nhân viên các tính năng phù hợp như vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt,….
• Bước 3: thiết lập các phòng ban và các ca trực theo nhu cầu sử dụng để máy chấm công thuận tiện tổng hợp, tạo báo cáo cho người quản lý chấm công.
• Bước 4: thiết lập ca trực phù hợp cho từng nhân viên để hệ thống dựa trên khung chuẩn đã cài đặt để tính công hoặc lượng thời gian làm việc của từng nhân viên trong khoảng thời gian cần truy vấn.
• Bước 5: Khi cần truy xuất thông tin chấm công thì người quản lý cần vào lại hệ thống phần mềm máy tính đã kết nối với thiết bị máy chấm công, chọn xuất dữ liệu lịch sử và phân tích dữ liệu để hệ thống cho ra thông tin chấm công. Hoặc có thể sử dụng USB cắm vào thiết bị máy chấm công và tải dữ liệu chấm công vào USB, sau đó người quản lý có thể đọc dữ liệu này trên máy tính bằng cách cắm USB có dữ liệu vào máy tính.

Lưu ý: Một số thao tác có thể cài đặt trực tiếp trên máy chấm công hoặc thông qua thiết bị kết nối khác như nhập liệu trên máy tính bằng kết nối USB hoặc phần mềm máy tính tùy thuộc vào từng mẫu máy chấm công mà khách hàng lựa chọn.

>>>> Tham khảo thêm: Cách xóa dấu vân tay trên máy chấm công

5. Bảo trì và vệ sinh máy chấm công vân tay

Sau khi đã biết được cách sử dụng máy chấm công vân tay, thì việc bảo trì máy chấm công là điều vô cùng quan trọng và cần thiết, đảm bảo hiệu suất và độ bền khi sử dụng. Vì là thiết bị sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để nhận diện nên máy có nhiều ưu điểm như: tiết kiệm thời gian và chi phí, chính xác, an toàn,…

Tuy nhiên máy chấm công vân tay vẫn cần phải được bảo trì và vệ sinh thiết bị định kỳ để tránh những sự cố như: hỏng cảm biến, lỗi kết nối, mất dữ liệu, bám bẩn, ẩm mốc và nhiều vi khuẩn.
Sau đây là các cách thực hiện bảo trì và vệ sinh khi sử dụng máy chấm công vân tay:

• Tắt máy và rút phích cắm ra khỏi ổ cắm điện.
• Nên dùng dạng khăn ẩm hoặc giấy ẩm hoặc dung dịch làm sạch chuyên dụng để lau nhẹ nhàng màn hình cảm ứng, phím bấm và cảm biến vân tay của máy. Không nên dùng các chất tẩy rửa mạnh hoặc có tính axit, kiềm cao vì có thể làm hỏng máy.
• Lau khô máy bằng một miếng vải khô hoặc giấy ăn khô. Không nên để máy ướt hoặc tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời.
• Cắm phích cắm vào ổ điện và bật nguồn điện của máy và xem máy có hoạt động bình thường hay không. Nếu có bất kỳ lỗi nào, bạn nên liên hệ với nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất để được hỗ trợ kỹ thuật.

Đặc biệt bạn nên liên hệ kỹ thuật hướng dẫn kỹ cách bảo trì và vệ sinh máy chấm công vân tay nên được thực hiện ít nhất một lần mỗi tháng hoặc khi máy có dấu hiệu bị bẩn, ẩm hoặc hỏng. Việc này sẽ giúp kéo dài tuổi thọ của máy và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu chấm công.

>>>> Xem thêm: Tổng hợp các lỗi máy chấm công phổ biến hiện nay và cách sửa lỗi

6. Tổng kết

Vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu cách sử dụng máy chấm công vân tay cụ thể và chi tiết nhất giúp doanh nghiệp thao tác đúng và thuận tiên hơn trong quá trình quản lý nhân sự. Để có một thiết bị máy chấm công vân tay chất lượng tốt và uy tín hãy liên hệ ngay Homekit. Dịch vụ tại Homekit sẽ luôn làm bạn hài lòng cả về chất lượng sản phẩm và dịch vụ sử dụng.

KHÓA CỬA HOMEKIT 

Địa chỉ: Số 274 Đường Lê Sao, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh.

➤ Hotline: 028 99956668 hoặc 0984 190 741 

➤ Website: https://khoacuahomekit.com/

➤ Fanpage: https://www.facebook.com/khoacuahomekit

>>> Tham khảo:

• Top 5 máy chấm công wifi rẻ bền đẹp và bán chạy nhất 2023
• Top 5 Máy Chấm Công Khuôn Mặt (Face ID) Giá Rẻ, Tốt Nhất 2023